Nos conseils pour votre déménagement

Votre bureau ne répond plus à vos besoins en termes d'espace et/ou vous déménagez vers un nouveau site? Nos experts ont établi cette astucieuse liste aide-mémoire pour le déménagement de votre entreprise

9 mois avant le déménagement

• Vérifier le préavis de votre bail actuel. Informer le propriétaire par courrier recommandé.
• Des travaux d'adaptation sont-ils requis à l'ancienne ou la nouvelle adresse ? Les programmer soigneusement afin d'éviter toute surprise.
• Se concerter avec le propriétaire afin de déterminer la date à laquelle vous pouvez emménager à la nouvelle adresse.

3 mois avant le déménagement

• Convenir d'une réunion avec la société de déménagement.
• Elaborer un planning réaliste pour les jours de déménagement.
• Vous déménagez en semaine ou le week-end ? Les déménagements en week-end sont moins perturbateurs, mais coûtent plus chers en heures de travail. Adrien et fils vous conseillera bien volontiers en la matière. Conformément à vos souhaits et dans les limites de votre budget.
• Définir de concert dans quel ordre les départements sont à déménager. Adrien et fils pourra alors déterminer avec précision le nombre de camions de déménagement, de monte-charges et de déménageurs.
• Il est temps d'informer vos collaborateurs. Choisir un support approprié : soit par le biais d'une circulaire soit par Intranet. Ne pas oublier qu'un déménagement peut représenter également pour vos collaborateurs une source de stress ou d'inconfort. Une communication transparente résout pas mal de questions.
• Avertir vos clients, fournisseurs et partenaires par courrier ou e-mail. Ne pas oublier dans ce cadre vos sous-traitants : distributeur de boissons, plantes, photocopieuses, imprimantes, ... Le moment est peut-être venu de revoir votre contrat avec eux ou de discuter des (meilleures) conditions ?

2 mois avant le déménagement

• Dresser avec Adrien et Fils l'inventaire de ce qui doit et ne doit pas être déménagé. Un déménagement est souvent l’occasion idéale pour un grand nettoyage.
• Vos archives doivent-elles suivre le déménagement ? Un archivage en externe peut représenter une bonne solution: gage d'économies en termes d'espace et d'argent, également à la location. Adrien et Fils propose une solution pour le stockage parmi son éventail de services. N'hésitez pas à en discuter avec nos conseillers.
• Convenir d'une réunion de coordination avec les chefs de projet de votre société et d'Adrien et Fils où les points suivants seront abordés :
  • Que faut-il pour faciliter le déménagement ?
  • Déterminer de concert le nombre de boîtes et de caisses nécessaires.
  • Quand doivent-elles être livrées ?
  • Faut-il prévoir une protection spécifique pour le mobilier ?
• Mieux vaut numéroter les boîtes, meubles et accessoires. Utiliser à cet effet des étiquettes qui ne laissent pas de traces de colle. Adrien et Fils vous livre ces étiquettes.
• Numéroter les différents locaux en appliquant la méthode suivie par les hôtels (le premier chiffre pour l'étage, le deuxième pour le local, ...). Coller ces numéros à côté des portes et sur le mobilier et les accessoires.
• Qui se charge du démontage et remontage du mobilier ? Soit votre propre personnel, soit le fournisseur des meubles, soit nos déménageurs.
• Quel que soit la précision du travail effectué, un imprévu malencontreux n'est pas à exclure. Nous vous conseillons dès lors de souscrire une assurance couvrant les dégâts potentiels occasionnés par un déménagement.
• L'entreposage temporaire de marchandises et d'archives peut s'avérer indispensable en période de déménagement. Adrien et Fils peut vous y aider. Nous élaborons un devis personnalisé.
• Votre infrastructure IT comporte un trésor en données. Pour ne courir aucun risque, veiller à effectuer des sauvegardes. Les appareils bureautiques doivent être préparés en temps voulu pour le déménagement. Appareils loués ou en leasing ? Dans ce cas, une autorisation écrite de la société de leasing est généralement requise.
• Convenir avec votre propre département IT de la date de connexion de l'infrastructure à la nouvelle adresse.

1 mois avant le déménagement

• Bien que les directives et la numérotation existent sur papier, ne pas oublier de les transposer dans des procédures.
• Egalement penser à déterminer l'ordre des chargements afin que tout atterrisse comme il le faut à son nouvel emplacement.
• Les caisses plastiques sont une solution idéale pour les articles de bureau individuels, tels que machines à calculer, téléphone, ordinateurs, petits tableaux, ... Pour les dossiers et classeurs d'archivage, les caisses plastiques sont équipées de porte dossiers facilitant le chargement et le déchargement des classeurs suspendus.
• Le matériel plus léger peut être emballé dans des boîtes en carton. Indiquer clairement les boîtes ou caisses qui renferment des objets fragiles.
• Fermer soigneusement toutes les boîtes en dessous et au-dessus à l'aide de ruban adhésif. Ne pas surcharger les boîtes. Ne jamais dépasser le bord à plier afin qu'elles puissent être rapidement empilées en toute sécurité.
• Déposer les boîtes pleines après marquage alignées contre un mur du local, et non pas sur des meubles ou des armoires. Le mobilier demeure alors accessible pour le déménagement.
• Déménager des meubles, bureaux et armoires vides s'effectue plus rapidement que lorsqu'ils sont remplis. Cela pose néanmoins un problème ? Adrien et Fils peut dans certains cas également déménager des armoires pleines. Il vous faut alors néanmoins clairement l'indiquer au préalable.
• Renseigner au préalable si des objets lourds ou non démontables doivent être déménagés.
• Notifier votre changement d'adresse à : Services communaux. Sécurité sociale. Fournisseur d'électricité Société distributrice du gaz. Société distributrice de l'eau. Société de téléphone. La Poste. Services d'abonnement aux journaux, magazines, ...Fédérations et associations professionnelles. Tous les fournisseurs
• Veiller à un espace de parking suffisant pendant les jours de déménagement. Sur demande, Adrien et Fils se charge des autorisations et interdictions de stationnement auprès de votre commune. S'il s'agit d'un parking privé, avertir en temps voulu les utilisateurs.

1 jour avant le déménagement

• Préparer les ordinateurs et appareils bureautiques au déménagement :
  • Débrancher les appareils et enrouler les câbles
  • Si besoin, fixer les modules mémoire des ordinateurs
  • Retirer les toners et bacs de tri des photocopieuses
  • Convenir avec la société d’entretien du nettoyage des locaux après votre départ.

Le Jour du déménagement

• Se trouver sur place amplement à temps.
• Désigner par département un responsable qui supervise que tout se déroule suivant le plan. Adrien et Fils met à disposition un coordinateur projet aux ancienne et nouvelle adresses.
• Prévoir un contrôle d'accès adéquat aux anciennes et nouvelles adresses afin d'éviter les intrusions et le vandalisme.
• Aménager un petit help desk pour résoudre les problèmes.
• Pendant le déménagement, les entrées et sorties doivent à tout moment demeurer dégagées. Veiller à ce que les couloirs et ascenseurs soient facilement accessibles.
• Adrien et Fils assure la protection des vitres, appuis de fenêtre, ascenseurs et revêtements de sol en pierres naturelles. Une attention particulière à accorder ? N'hésitez pas à en discuter avec nos conseillers.

Après le déménagement

• Vérifier que tous les changements d'adresse ont bien été effectués :
  • Banque(s)
  • Société d'assurance
  • Immatriculations des véhicules de société
• Penser également à informer le fisc
• Après le déménagement, Adrien et Fils vient enlever les boîtes et caisses vides. Nous contacter pour fixer la date.

La mission est terminée et menée à bonne fin. Organisez un drink pour tous vos collaborateurs! L'ambiance sera d'emblée au zénith et votre entreprise retrouvera tout aussi vite sa vitesse de croisière.