Op basis van onze ervaring in verhuizingen bieden wij u een checklist om uw verhuizing voor te bereiden en nog eenvoudiger te maken. Print hem gerust af en gebruik hem als checklist!
- Particuliere verhuizing
- Kantoorverhuizing
3 maanden vóór de verhuizing
- De huurovereenkomst opzeggen
- Tijdig de internetprovider, de telefoonmaatschappij en de kabeloperator verwittigen
- Een nieuw telefoonnummer aanvragen
- Informatie verzamelen over uw nieuwe woonplaats
- Tijdig informeren naar de scholen in de buurt van uw nieuwe woning
- De afmetingen van uw nieuwe woning opmeten en een plattegrond tekenen
- Wie zorgt voor het afkoppelen van de huishoudtoestellen (fornuis, wasmachine en droogkast) en de verlichting?
- Een woning bevat meestal een hele reeks "vaste" elementen die mee verhuisd moeten worden. Vergeet de gordijnroeden of gordijnbekleding, de handdoekhouders, de vaste vloerbekleding, de inbouwmeubels, … niet. Spreek vooraf af wie wat demonteert.
- De vloerbekleding bestellen
- De gordijnen bestellen
1 maand vóór de verhuizing
- De verhuisdatum bevestigen
- Verlof aanvragen op het werk
- Met uw bank de overstap naar een nieuwe bank of naar een kantoor dicht bij uw nieuwe woning regelen
- Het gasabonnement op het oude adres opzeggen
- Een gasabonnement aanvragen op het nieuwe adres
- Een afspraak maken met de gasinstallateur op het nieuwe en het oude adres
- Het waterabonnement op het oude adres opzeggen
- Een waterabonnement aanvragen op het nieuwe adres
- Een afspraak maken voor de meteropname
- De scholen verwittigen en de rapporten en attesten verzamelen
- Diepvriesproducten en voorraden opgebruiken
- De nodige verhuisdozen aankopen. U kunt ze verkrijgen bij verhuizingen Adrien & Fils
2 weken vóór de verhuizing
- De verzekeringen afsluiten
- Het ziekenfonds verwittigen
- De huisarts verwittigen
- Uw medische dossiers en verslagen opvragen
- De gemeentelijke diensten verwittigen
1 week vóór de verhuizing
- Uw telefoonnummer doorgeven aan het team van Adrien & Fils. Zo bent u ook na het verlaten van uw woning altijd bereikbaar.
- Een afspraak maken voor de overhandiging van de sleutels van het oude en van het nieuwe adres
- De sleutels van het nieuwe adres laten bijmaken
- Uw vaste leveranciers op de hoogte brengen van het nieuwe adres
- De eigenaar, conciërge of syndicus verwittigen
- Geld en juwelen tijdelijk in een bankkluis onderbrengen
- Ervoor zorgen dat iemand op de verhuisdag op de kinderen en huisdieren past
- Een afspraak maken om de verwarming op het nieuwe adres op te starten
- Geleende boeken terugbrengen naar de bibliotheek
- Bij het postkantoor de automatische doorzending van uw post naar het nieuwe adres aanvragen
- Nagaan of u niets vergeten bent bij de schoenmaker, de droogkuis...
- Nagaan of alle kastjes (school, sportclub, …) leeggemaakt zijn
1 dag vóór de verhuizing
- De diepvriezer en de koelkast ontdooien
- Voldoende parkeerruimte voorzien voor de verhuiswagen
- De elektrische toestellen uittrekken
De dag van de verhuizing
- Zorgen dat u voldoende cash op zak hebt
- De gas-, water- en elektriciteitsmeters laten opnemen
- Bij strenge vorst de waterleidingen laten leeglopen
- De projectleider van Adrien & Fils staat tot uw beschikking. Loop samen met hem de woning door en overloop de werkzaamheden, zodat u uw specifieke wensen en instructies kunt doorgeven.
- Vertel het verhuisteam van Adrien & Fils wat u op uw nieuwe adres het eerst nodig hebt. Zij laden die spullen dan als laatste in.
- Alles is ingeladen en het verhuisteam staat klaar om te vertrekken? Niets vergeten? Doe een laatste ronde om alles na te kijken.
Na de verhuizing
- Nagaan of de verhuizing eventuele schade heeft veroorzaakt
- De lege verhuisdozen wegdoen
- Zich aanmelden bij het nieuwe gemeentehuis
- Het adres op de identiteitskaart laten wijzigen
- Het adres op het rijbewijs laten wijzigen
- De doorgestuurde post in ontvangst nemen
- Contact opnemen met het nieuwe bankkantoor
- Nagaan of er geen bestellingen meer op het oude adres geleverd worden
- Kennismaken met: de nieuwe buren, de nieuwe handelaars, het buurtcomité...
De adreswijziging doorgeven aan:
- Familie. Buren. Vrienden en kennissen. Collega's
- Huisarts. Tandarts. Apotheker. Dierenarts
- Verzekeringsagentschappen. Verzekeringsmakelaars
- Elektriciteitsleverancier. Waterleverancier. Gasleverancier
- Internetprovider. Telefoonmaatschappij. Kabelmaatschappij
- Postkantoor. Bank. School
- Sportclubs. Vrijetijdsverenigingen
- Gemeentehuis. Bibliotheek
- Kranten en tijdschriften
- Notaris. Ziekenfonds
Voldoet uw kantoor niet langer aan uw ruimtebehoeften en/of verhuist u naar een nieuwe locatie? Onze experts stelden deze handige checklist op voor de verhuizing van uw bedrijf
9 maanden vóór de verhuizing
- De opzegtermijn van uw huidige huurovereenkomst nagaan. De eigenaar per aangetekende brief verwittigen.
- Zijn er aanpassingswerken nodig op het oude of het nieuwe adres? Plan ze zorgvuldig om verrassingen te vermijden.
- Met de eigenaar overleggen vanaf welke datum u het nieuwe adres in gebruik kunt nemen.
3 maanden vóór de verhuizing
- Een vergadering beleggen met het verhuisbedrijf.
- Een realistische planning opstellen voor de verhuisdagen.
- Verhuist u in de week of in het weekend? Een verhuizing in het weekend verstoort de werking minder, maar kost meer aan arbeidsuren. Adrien & Fils adviseert u daar graag over, volgens uw wensen en binnen uw budget.
- Samen bepalen in welke volgorde de afdelingen verhuizen. Adrien & Fils kan dan nauwkeurig het aantal verhuiswagens, goederenliften en verhuizers bepalen.
- Het is tijd om uw medewerkers te informeren. Kies een geschikt kanaal: een rondzendbrief of het intranet. Vergeet niet dat een verhuizing ook voor uw medewerkers een bron van stress of ongemak kan zijn. Open communicatie beantwoordt al heel wat vragen.
- Uw klanten, leveranciers en partners per brief of e-mail verwittigen. Vergeet daarbij uw onderaannemers niet: drankautomaten, planten, kopieermachines, printers, ... Misschien is dit het moment om uw contract met hen te herzien of (betere) voorwaarden te bespreken?
2 maanden vóór de verhuizing
- Samen met Adrien & Fils een inventaris opmaken van wat wel en niet verhuisd moet worden. Een verhuizing is vaak de ideale gelegenheid voor een grote opruimbeurt.
- Moeten uw archieven mee verhuizen? Externe archivering kan een goede oplossing zijn: u bespaart ruimte en geld, ook op de huur. Adrien & Fils biedt een opslagoplossing aan binnen zijn dienstenpakket. Bespreek het gerust met onze adviseurs.
- Een coördinatievergadering beleggen met de projectleiders van uw bedrijf en van Adrien & Fils, waarin de volgende punten aan bod komen:
- Wat is er nodig om de verhuizing te vergemakkelijken?
- Samen het aantal nodige dozen en kisten bepalen.
- Wanneer moeten ze geleverd worden?
- Is er een specifieke bescherming voor het meubilair nodig?
- Nummer bij voorkeur de dozen, meubels en accessoires. Gebruik daarvoor etiketten die geen lijmresten achterlaten. Adrien & Fils levert u die etiketten.
- De verschillende lokalen nummeren volgens de methode van hotels (het eerste cijfer voor de verdieping, het tweede voor het lokaal, ...). Kleef die nummers naast de deuren en op het meubilair en de accessoires.
- Wie zorgt voor de demontage en montage van het meubilair? Uw eigen personeel, de meubelleverancier of onze verhuizers.
- Hoe nauwkeurig het werk ook gebeurt, een ongelukkig voorval is nooit uit te sluiten. Wij raden u daarom aan een verzekering af te sluiten die eventuele schade door een verhuizing dekt.
- Tijdelijke opslag van goederen en archieven kan tijdens een verhuizing onmisbaar zijn. Adrien & Fils kan u daarbij helpen. Wij maken een offerte op maat.
- Uw IT-infrastructuur bevat een schat aan gegevens. Maak back-ups, zodat u geen enkel risico loopt. De kantoortoestellen moeten tijdig klaargemaakt worden voor de verhuizing. Gehuurde of geleasede toestellen? Dan is meestal een schriftelijke toestemming van de leasingmaatschappij nodig.
- Met uw eigen IT-afdeling de datum afspreken waarop de infrastructuur op het nieuwe adres aangesloten wordt.
1 maand vóór de verhuizing
- Hoewel de richtlijnen en de nummering op papier bestaan, mag u niet vergeten ze in procedures om te zetten.
- Denk er ook aan de laadvolgorde te bepalen, zodat alles op de juiste nieuwe plek terechtkomt.
- Plastic kisten zijn ideaal voor individuele kantoorartikelen, zoals rekenmachines, telefoons, computers, kleine schilderijen, ... Voor dossiers en archiefmappen zijn de plastic kisten uitgerust met dossierhouders, wat het in- en uitladen van hangmappen vergemakkelijkt.
- Lichter materiaal kan in kartonnen dozen verpakt worden. Duid de dozen of kisten met breekbare voorwerpen duidelijk aan.
- Sluit alle dozen onder- en bovenaan zorgvuldig af met plakband. Overlaad de dozen niet. Kom nooit boven de vouwrand, zodat ze snel en veilig gestapeld kunnen worden.
- Zet de volle, gemarkeerde dozen op een rij tegen een muur van het lokaal, niet op meubels of kasten. Zo blijft het meubilair bereikbaar voor de verhuizing.
- Lege meubels, bureaus en kasten verhuizen gaat sneller dan volle. Is dat toch een probleem? Adrien & Fils kan in sommige gevallen ook volle kasten verhuizen. U moet dat dan wel vooraf duidelijk melden.
- Vooraf melden of er zware of niet-demonteerbare voorwerpen verhuisd moeten worden.
- Uw adreswijziging doorgeven aan: gemeentelijke diensten. Sociale zekerheid. Elektriciteitsleverancier. Gasleverancier. Waterleverancier. Telefoonmaatschappij. Bpost. Abonnementendiensten voor kranten, tijdschriften, ... Beroepsfederaties en -verenigingen. Alle leveranciers
- Zorgen voor voldoende parkeerruimte tijdens de verhuisdagen. Op aanvraag regelt Adrien & Fils de parkeervergunningen en parkeerverboden bij uw gemeente. Gaat het om een privéparking, verwittig de gebruikers dan tijdig.
1 dag vóór de verhuizing
- De computers en kantoortoestellen klaarmaken voor de verhuizing:
- De toestellen uittrekken en de kabels oprollen
- Indien nodig de geheugenmodules van de computers vastzetten
- De toners en sorteerbakken uit de kopieermachines halen
- Met het schoonmaakbedrijf afspreken dat de lokalen na uw vertrek gereinigd worden.
De dag van de verhuizing
- Ruim op tijd ter plaatse zijn.
- Per afdeling een verantwoordelijke aanduiden die erop toeziet dat alles volgens plan verloopt. Adrien & Fils stelt een projectcoördinator ter beschikking op het oude en het nieuwe adres.
- Een gepaste toegangscontrole voorzien op het oude en het nieuwe adres, om inbraak en vandalisme te voorkomen.
- Een kleine helpdesk inrichten om problemen op te lossen.
- Tijdens de verhuizing moeten de in- en uitgangen altijd vrij blijven. Zorg dat de gangen en liften goed bereikbaar zijn.
- Adrien & Fils zorgt voor de bescherming van ramen, vensterbanken, liften en vloerbekleding in natuursteen. Vraagt iets bijzondere aandacht? Bespreek het gerust met onze adviseurs.
Na de verhuizing
- Nagaan of alle adreswijzigingen goed doorgevoerd zijn:
- Bank(en)
- Verzekeringsmaatschappij
- Inschrijving van de bedrijfsvoertuigen
- Denk er ook aan de belastingdienst te verwittigen
- Na de verhuizing haalt Adrien & Fils de lege dozen en kisten op. Neem contact met ons op om de datum vast te leggen.
De opdracht is volbracht en tot een goed einde gebracht. Organiseer een drink voor al uw medewerkers! De sfeer zit meteen goed en uw bedrijf vindt even snel zijn kruissnelheid terug.